Решение для транспортно-логистических компаний

Решение "IT-Box: Грузоперевозки, Логистика, Склад" предназначено для компаний, весомую часть бизнеса которых занимает отслеживание поставок товара, хранение и распределение товара, а также для компаний, предоставляющих услуги в сфере грузоперевозок. Разработанное на основе системы управления предприятием Microsoft Dynamics AX, решение сочетает мощь и гибкость базового функционала с автоматизацией специфических бизнес-функций управления грузопотоками, такими как планирование транспортно-логистической деятельности, оптимизация цепочек поставок, планирование и отслеживание маршрутов, учет, контроль и анализ грузопотоковявляется комплексным решением для автоматизации всего жизненного цикла бизнес-процессов по учету, контролю и анализу грузопотоков.

Разработчиком решения является партнер корпорации Microsoft в компетенции Microsoft Business Solutions, консалтинговая компания IT-Box.

Ключевые преимущества для заказчкиков

Увеличение прибыли за счет:

• Своевременного расчета экономических показателей от сделки.
• Увеличения эффективности использования парка транспортных средств.
• Оптимального расчета маршрута, рейса, товара, загрузки, работы персонала.
• Повышения оборачиваемости товара и эффективности использования склада.
• Повышения управляемости за счет оперативного контроля за отклонением от плановых показателей.

Уменьшение издержек:

• По статистике осуществленных нами проектов, экономия средств и устранение фактов упущенной выгоды с суммарным экономическим эффектом по увеличению прибыли повышается на 15%.
• За счет повышения прозрачности взаиморасчетов с контрагентами.
• Контроль над дебиторской задолженностью.
• Отсутствие ошибок при расчетах с контрагентами.
• Эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в более сжатые сроки.

Преимущества решения для отрасли:

• Повышение прибыльности за счет точности предварительного планирования и прогнозирования затрат, оценки эффективности и прибыльности перевозок, учета рисков. Также при возникновении дополнительных затрат их можно учесть или перевыставить контрагенту, если они произошли не по вине компании.
• Выбор оптимального маршрута и транспорта за счет наглядной оценки возможных вариантов и анализу "что-если?". В модуле "Управление поставкой" ведется список возможных вариантов поставки с описаниями, временем и сроками прохождения маршрутов, возможности организации мультимодальных перевозок.
• Снижение стоимости поставок. Решение позволяет оптимально распределять товар и формировать как генеральные партии, как консолидированные грузы. Таким образом, можно быстрее сформировать груз, подобрать транспорт и наиболее оптимальное его загрузить.
• Контроль своевременности поставок. В модуле "Управление поставкой" ведется контроль прохождения контрольных точек и оперативное оповещение ответственных лиц при нарушении графика поставок и возникновении нештатных ситуаций.
• Управление парком Транспортных Средств позволит компании контролировать расходы на содержание собственного парка ТС или эффективность использования привлеченных ТС, максимизировать отдачу от вложенных в Основные фонды средств.
• Управление ВЭД и документооборотом. При формировании поставок и грузов возникает потребность в оформлении и своевременном предоставлении большого числа документов. В решении реализована функция постановки задач сотрудникам, в котором автоматически ставятся задачи ответственным лицам по подготовке всех необходимых документов по беспрепятственному прохождению грузов. Так же поддерживается интеграция с таможенными системами.
• Управление складской деятельностью. После доставки груза его необходимо разместить на складе. Для этого в решение есть модуль Расширенное управление складом", которое представляет собой полноценную WMS-систему с поддержкой самых современных технологий управления складом, такие как радиотерминалы сбора данных и RFID.
• Повышение точности расчетов затрат. В решении ведется полный фактический учет всех затрат, связанных с транспортировкой и хранением продукции. При отклонении от плановых показателей ответственные менеджеры оповещаются автоматически, что ускоряет принятие управленческих решений и скорость реагирования компании на изменения внешней среды, предоставляет компании конкурентное преимущество.
• Повышение точности расчета себестоимости продукции. При необходимости все затраты, связанные с поставкой и хранением продукции можно распределить на себестоимость продукции. Распределение ведется по множеству алгоритмов: можно распределить затраты пропорционально весу, объему, стоимости или количеству перевозимого товара, или использовать пользовательские алгоритмы распределения затрат.
• Управление персоналом. Благодаря модулю "Постановка задач" компания может контролировать своевременное исполнение задач сотрудниками и эффективность их работы, а так же выстраивать мотивационные схемы в зависимости об объема выполненных задач и их сложности. Данная функциональность повышает качество работы и производительность труда сотрудников.
• Анализ деятельности. В решении предусмотрена обширная аналитическая отчетность, которая поможет уточнить нормы затрат и прибыльности, оперативно отреагировать на изменение рыночных условий и позволит оперативно принимать обоснованные управленческие решения.

Отличительные особенности:

• Решение позволяет отслеживать полный цикл работ по доставке грузов: от планирования и оптимизации маршрута поставок до получения точной финансовой отчетности, фактических затрат и отклонению от плановых показателей. Использование данного решения повышает управляемость компанией и обеспечивает менеджмент достоверной информацией для обоснованного принятия управленческих решений;
• Единое информационное пространство позволит объединить территориально-распределенные подразделения компании в единую информационную структуру, построить систему комплексного управления компанией, начиная от управления оперативными процессами и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия, обеспечить полную сквозную автоматизацию основных процессов, исключить прохождение документов по непредусмотренным бизнес-процессам.
• Система предоставляет возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств.
• Решение является уникальным на рынке: оно состоит из нескольких модулей, которые полностью закрывают потребности в управлении грузоперевозками и парком транспортных средств, а так же складским хранением товара.

Внедрение решения позволяет компании:

• Оптимально рассчитывать планируемые экономические показатели.
• Оптимально планировать поставки товара, рейсы, загрузку, доставку, работу персонала.
• Планировать маршруты и оценивать затраты на транспортировку и хранение грузов, повысить эффективность перевозок.
• Формировать партии грузов для уменьшения стоимости поставки.
• Повысить управляемость компанией за счет оперативного контроля за отклонением от плановых показателей, оперативно получать достоверную отчетность.
• Увеличить эффективность использования парка транспортных средств.
• Повысить оборачиваемость товара и эффективность использования складских площадей.
• Обеспечить контроль над затратами. По статистике осуществленных нами проектов, экономия средств и устранение фактов упущенной выгоды с суммарным экономическим эффектом по увеличению прибыли повышается на 15%.
• Обеспечить прозрачность взаиморасчетов с контрагентами, повысить эффективность контроля над дебиторской задолженностью.
• Повысить качество, скорость и точность исполнения заявок клиентов за счет взаимодействия сотрудников из разных отделов компании в единой системе.
• Минимизировать ошибки при расчетах с контрагентами.
• Повысить лояльность клиентов.
• Повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в более сжатые сроки.
• Изменить мотивацию и ответственность персонала, что как следствие увеличить производительность труда.

Состав решения

Учет заявок клиентов на оказание услуг по доставке грузов

Заявка клиента на доставку грузов является первичным документом, который инициирует процедуру доставки грузов клиенту. Заявка на доставку грузов может оформляться уполномоченными лицами одного из подразделений компании (Менеджером заявки) как по данным поступившим от внешнего клиента, так и от других подразделений компании. Клиентские заявки могут заноситься в систему, как сотрудниками компании, так и импортироваться из других систем на основании утвержденного формата.

Заявка клиента ассоциируется с грузами на складах и определяет требования по перевозке груза из исходного места хранения в конечную точку, в которую необходимо доставить груз по требованию клиента. В процессе согласования условий перевозки и порядка расчетов по заявке формируется плановая смета ее исполнения, при этом используются ценовые соглашения с клиентами (текущие прайс-листы и соглашения о скидках с конкретными клиентами или группами клиентов в зависимости от периодов времени, маршрутов движения, количества мест груза и других критериев). После согласования всех необходимых условий заявка одобряется и инициирует процесс перевозки грузов, в рамках которого, заявка и груз по ней ассоциируется с транспортными рейсами и маршрутами движения.

В дальнейшем все фактически выполняемые работы и понесенные затраты по исполнению заявки, а также выставленные счета сформируют основу для оценки прибыльности исполнения заявки, в том числе и в разрезе подразделений.

Учет заявок на доставку по закупкам товаров от поставщиков

В решении предусмотрена возможность формировать заявки на перевозку грузов на основе заказов на закупку от поставщиков. Решение позволяет автоматически сформировать множество атрибутов заявки на перевозку на основании зарегистрированного заказа на закупку: место отгрузки, место доставки, товарный состав, характеристики груза и так далее. При последующей обработке заявки на доставку могут объединяться в транспортные рейсы с использованием плана загрузки, возможно также разбиение одной заявки на доставку на несколько рейсов. При фактической диспетчеризации рейса происходит обработка заявок и формируется транзитное движение товаров. Решение позволяет отследить в различных разрезах информацию о движении товаров: в разрезе заявок на перевозку, закупок от поставщиков, транзитных складов, транспортных средств и транспортных рейсов.

Учет заявок на доставку товаров реализуемых клиентам торговыми компаниями

Решение позволяет формировать заявки на доставку также и по заказам на продажу. Так если клиент помимо заказа определенных товаров на предприятии, дополнительно заказывает организацию перевозки до места назначения, решение позволяет по заказу сформировать заявку на доставку и обработать ее. Работа с заявками на доставку по заказам на продажу ни чем не отличается от заявок на перевозку сторонних грузов или перевозку товаров по закупке от поставщика. Решение позволяет спланировать доставку такой заявки транспортными рейсами, отразить движение товаров на основании данных диспетчеризации, зафиксировать накладные расходы на транспортировку.

Планирование смет исполнения заявок клиентов, управление отклонениями от смет

В решении разработан конфигуратор состава продуктов и услуг, которые предоставляет компания своим клиентам. Продукт – это комплекс услуг, оказываемый компанией клиентам, предполагающий определенный базовый обязательный состав услуг и наличие определенных опциональных не обязательных услуг. Услуги, в свою очередь, состоят из статей доходов и связанных статей расходов. При формировании состава услуги есть возможность указывать обязательные, опциональные, а также альтернативные статьи (при выборе одной из альтернативных статей из группы альтернатив – выбор любой другой статьи из группы не возможен). При регистрации новой заявки клиента менеджер запускает специальный мастер, который на основе настроенного классификатора продуктов позволяет в автоматизированном режиме сформировать состав сметы заявки (спланировать размеры доходов и расходов по заявке). При этом исключаются ошибки менеджера – решение контролирует обязательный состав услуг, напоминает о связанных дополнительных услугах, которые можно предложить клиенту. Решение дает возможность выбрать альтернативные варианты исполнения заявки: например, организация автоперевозки или авиаперевозки, и в зависимости от выбранного способа автоматически формирует соответствующий состав статей доходов и расходов.

При формировании сметы исполнения заявки клиента на перевозку грузов в решении добавлена возможность использовать стандартные ценовые соглашения с клиентами системы Microsoft Dynamics AX. Ценовые соглашения – «Прайс-листы» определяются на период в разрезе клиентов или групп клиентов, по определенным номенклатурам услуг или группам номенклатур, в разрезе маршрутов движения и складов консолидации. Окончательная сумма затраты или дохода в смете для определенных услуг также может быть рассчитана исходя из параметров заявки, указанных при ее регистрации – веса, объема, количества грузовых мест, страховой стоимости грузов.

По факту исполнения заявки клиента и регистрации в решении информации о фактическом приходе грузов на склады консолидации в решении автоматически обновляются данные в смете заявки на основе фактических параметров груза – веса, объема, количества мест, страховой стоимости. При поступлении фактических данных по затратам по исполнению заявок эта информация отражается в решении. При этом реализованы процедуры, позволяющие сформировать автоматизировано ввести факт затрат на основе, данных запланированных в смете заявки. Если фактические данные по затратам не совпадают с плановыми, в решении автоматически формируются строки отклонений – сверхнормативы. Все сверхнормативы в решении должны быть утверждены в соответствии с полномочиями пользователей. Таким способом в решении достигается контроль за сверхнормативными расходами. Все сверхнормативные расходы выделяются в отчетности отдельными строками – это позволяет руководству компании выявлять проблемные места различных бизнес процессов исполнения заявки и вырабатывать корректные управленческие воздействия по устранению проблем.

Планирование и управление жизненным циклом заявок

В решении разработан механизм планирования задач по заявкам, рейсам и грузам, который используется для целей планирования и упорядочивания работы сотрудников из разных подразделений компании при обработке заявок клиентов, а также для контроля со стороны руководства за эффективностью работы сотрудников. Данный механизм также используется для поддержания выполнения процедур таможенного оформления, согласования условий и возможности отправки грузов со складов, и прохождения определенных контрольных точек.

При фактическом исполнении заявки в решении, автоматически формируется пул задач в зависимости от свойств заявки (например, от наличия требований по подготовке сертификатов, особым условиям транспортировки или необходимости таможенного оформления), выполнение которых необходимо для корректного исполнения заявки, при этом автоматически определяются исполнители задач по умолчанию.

Это могут быть задачи:

• по расчету сметных статей заявки, для которых не определены значения в ценовых соглашениях,
• напоминания, предназначенные для контроля за готовностью груза к отгрузке со склада консолидации (корректность подготовленных документов, наличие необходимых сертификатов и другие задачи),
• задачи, связанные с определенными контрольными точками в рейсе – например к моменту прихода ТС на таможню, должны быть подготовлены таможенные декларации, для этого в предыдущей контрольной точке планируется к исполнению соответствующая задача.

В решении реализована единая форма задач, в которой каждый сотрудник может получать информацию о задачах, сформированных для него (как по заявкам клиентов, так и по грузам и рейсам). Из формы задач можно попасть непосредственно в связанные сущности (заявки, грузы, рейсы) для уточнения данных по задаче, в форме можно проставлять фактические данные о выполнении задач.

В решении предусмотрена возможность планирования последовательности выполнения задач в зависимости от нормативных крайних сроков, приоритетов, связей с другими задачами. Данная функциональность (возможность) также может быть использована функциональным руководителем для контроля исполнения обязанностей своих подчиненных.

Преднастроенный шаблон решения использует механизм оповещений: при назначении новой задачи, или при изменении каких-либо параметров заявки, которые могут вызвать потребность в дополнительных действиях и проактивном реагировании, решение формирует сообщения и направляет его в адрес ответственного лица.

Планирование и анализ цепочек товарно-материальных потоков по заявкам клиентов, заявкам на доставку по заказам на закупку и заказам на продажу

В решении разработаны специальные механизмы, которые позволяют планировать перемещение грузов по заявкам на доставку, производится автоматизированное формирование логистических цепочек:

• Формируются транспортные рейсы по перевозке грузов.
• Отражаются плановые приходы \ расходы грузов по складам (склады могут быть как собственные, так и сторонние).
• Планируются даты вывоза грузов с фабрик поставщика.
• Отражаются данные по транзитным движениям товаров – "грузы в пути".
• Планируются мультимодальные рейсы, в которых одна заявка может перевозиться различными видами транспорта – морским, авиа, железнодорожным, автомобильным.

Решение позволяет спланировать перевозку с не ограниченным количеством промежуточных точек выгрузки или дозагрузки. Система отчетности позволяет анализировать состояние доставки грузов, товаров, заявок. Ведется автоматизированный учет грузов по количеству единиц товара, местам хранения, объему, весу, как на собственных складах, так и на сторонних складах, в том числе виртуальных таких как: "Склад отправителя", "Товары в пути".

Управление грузами клиентов (в том числе автогрузами) на складах (консолидации, ответственного хранения и пр.), а также учет предоставленных складских услуг

Решение предоставляет возможности отражения складского учета грузов, как на собственных, так и сторонних складах, позволяет регистрировать проводимые складские работы по грузам для дальнейшего расчета счетов клиентам и оценки рентабельности работы склада.

Реализованная функциональность позволяет:

• учитывать и контролировать в полном объеме процесс принятия на ответственное хранение клиентских грузов; учет грузов может осуществляться как по номенклатурам, так и по грузоместам; существует возможность сохранения свойств автогрузов в решении;
• формировать документы подтверждающие факт приема на ответственное хранение по данным прихода, такие как акт приемки на ответственное хранения и разгрузочный лист;
• возможность отражения перемещения груза на складе, формирования инвентаризационной ведомости в разрезе грузов или номенклатур и прочих документов, требуемых для деятельности склада.
• Управление складом может быть настроено как для учета с организацией адресного хранения, так и для упрощенного учета без разбиения склада на ячейки.

Для контроля и автоматизации выдачи грузов клиентам с собственных складов логистической компании разработан механизм, который контролирует состояние задолженности клиента с учетом максимально доступного кредитного лимита, текущей дебиторской задолженности по конкретной заявке, а также по другим заявкам, с учетом залоговой стоимости грузов в пути. Механизм также учитывает полномочия пользователей по возможности выдачи грузов.

Оперативный контроль доставки грузов клиентам, система статусов состояния и индикаторных событий

В решении разработан механизм индикаторных событий - для каждой заявки могут быть определен ряд индикаторных событий, наступление которых автоматически фиксируются в решении. Пользователь сам определяет, когда возникает событие в соответствующих настройках (например, приход или выход транспортного средства, перевозящего заявку в определенную контрольную точку в рейсе, начало или завершение транспортного рейса, окончательная приемка груза по заявке на складе консолидации, признак наступление определенного события в рейсе и т.д.) На основе информации о индикаторных событиях может быть настроен стандартный механизм оповещения, который сформирует сообщения заинтересованным лицам о наступлении конкретного события (например сообщение менеджеру заявки, о том, что рейс в котором перевозиться заявка прошел контрольную точку "Граница РФ") В решении создана система отчетности, которая позволяет в простом и наглядном виде отобразить текущее состояние заявки, где она находится, в каком статусе, плановые даты по приходу в место назначения.

Реализован наглядный визуальный отчет – "План график рейсов", который позволяет представить информацию по движению транспортного средства по маршруту (как запланированного движения, так и фактического) в виде временной диаграммы. В решении предусмотрено множество настроек, которые позволяют определить вид данного отчета. Например, можно определить отдельно как будет отображаться каждая контрольная точка на маршруте, как будет отображаться время в пути от одной контрольной точки до другой, как будет отображаться время пребывания в определенной контрольной точке, также есть возможность выводить информацию по событиям (например простой), которые имеют место в транспортных рейсах, как в контрольных точках, так и в транзите между ними. Данный отчет используется для наглядного представления результатов планирования и диспетчеризации движения транспортных рейсов.

Планирование транспортных рейсов, маршрутов движения, планирование и управление загрузкой рейсов

Одним из основных элементов бизнес логики, предназначенных для планирования доставки грузов, являются транспортные рейсы. Для формирования транспортных рейсов решение предоставляет возможность анализа парка транспортных средств перевозчиков, которые оказывали в прошлом услуги для компании, а также условия перевозки (оказания услуг) различных перевозчиков. После выбора перевозчика и транспортного средства в решении можно сформировать карточку транспортного рейса, при этом есть возможность выбрать стандартный маршрут движения для выполнения рейса, а также определить вручную уникальный маршрут движения.

формирования графика транспортных рейсов решение позволяет сформировать план загрузки рейсов. В решении разработан специальный механизм загрузки транспортных рейсов, который позволяет формировать плановые и фактические загрузки в рейсы по заявкам и грузам, клиентов на складах. Решение позволяет в один транспортный рейс включать любое количество грузов, а также один груз перевозить несколькими транспортными рейсами если груз перевозится частями или не входит по габаритам в одно транспортное средство. При планировании загрузки в рейс можно включать только те грузы, которые хранятся на складах, или запланированы к приемке на складах, которые присутствуют в маршруте транспортного рейса. В решении реализован контроль загрузки транспортного средства по объемно весовым характеристикам, каждый тип транспортного средства характеризуется максимальными значениями грузоподъемности и объема, который может быть погружен в него. Решение контролирует планируемые к погрузке грузы и выдает предупреждение, если суммарный объем или вес грузов, запланированных к погрузке, превышает максимально доступные для типа ТС. – спланировать отгрузку грузов по заявкам клиентов для перевозки их в пункты доставки по маршруту транспортного рейса. В решении есть возможность планировать график движения транспортных средств по рейсу и дату окончания рейса, поскольку реализовано ведение графа расстояний между контрольными точками, с указанием средних времен прохождения отрезков маршрута.

Планирование транспортных средств и водителей для совершения рейсов по заявкам клиента

Используемый функционал кадрового учета совместно с разработанными отчетами позволяет оптимизировать процесс подбора персонала в рейс, учитывая такие факторы, как отпуска и больничные листы, а также наличие требуемых персональных документов (визы, загранпаспорта и пр.).

Благодаря данным о текущем местонахождении транспортных средств, плановых датах завершения рейса, степени готовности транспортного средства (инструментальный статус), а также информации о планируемой загрузке, решение предоставляет механизмы по планированию транспортных средств в рейсы.

Диспетчеризация и документационное сопровождение транспортных рейсов

Решение позволяет получать оперативную информацию о текущем местоположении транспортных средств и планируемых датах завершения транспортных рейсов, предоставляет возможность интеграции с системами глобального позиционирования, а также отражение в ручном режиме информации о движении транспорта средствами диспетчеров.

В решении существует возможность вести нормативы пребывания ТС в контрольных точках, что позволяет в автоматическом режиме по данным диспетчеризации рассчитывать сверхнормативные простои по рейсам и формировать по ним счета клиентам.

На каждый рейс в решении формируется полный комплект всей необходимой документации – путевые листы, командировочные удостоверение и т.д.

Управление парком собственных транспортных средств

Основой решения являются специфические для транспортных компаний справочники – транспортные средства и сцепки. Транспортные средства разделяются по типу транспортных средств, маркам и моделям. Транспортные средства обладают статусом, который сигнализирует о готовности т/с выйти в рейс. Помимо всего прочего, реализована возможность учитывать транспортные средства как объекты основных средств, начислять амортизацию и выполнять прочие операции. Учитывая тот факт, что в рейсы выходят транспортные единицы (далее сцепки), которые в свою очередь состоят из множества транспортных средств, сцепки также являются базовым объектом системы.

В рамках управления парком ТС есть возможность привязки водителей к определенному транспортному средству. Данная информация используется в решении при планировании транспортных рейсов. При этом в решении ведется история смены водителей у автотранспортных средств.

Решение предоставляет возможность совершения регистрационных действий с транспортными средствами. Все ТС в решении характеризуются двумя номерами – гаражным и регистрационным, полученным в результате постановки на учет. Регистрационный номер ТС может изменяться в процессе эксплуатации ТС, в то время как гаражный номер всегда неизменен, что позволяет производить мониторинг исторических данных в разрезе конкретного транспортного средства.

Учет разрешительной документации: TIRCARNET, Разрешения на въезд, Разрешение на негабарит, Журналы ЕКМТ и пр.

В шаблоне реализован учет документов строгой отчетности (TIR CARNET, Разрешение на въезд и пр.), необходимых транспортной компании, оказывающей услуги по международной перевозке. Также реализован учет многоразовых разрешений и документов (например, разрешения ЕКМТ, разрешения на негабарит), по персоналу (заграничные паспорта, визы) и Т/С (ТО, Страховки ОСАГО). Для корректного отражения финансовой составляющей различного рода страховок, разработан механизм интеграции с функциональным блоком Расходы будущих периодов (РБП).

Решение позволяет контролировать нахождение документа в любой момент времени: начиная от приобретения документа, и, заканчивая его сдачей в соответствующий орган. При этом каждое движение документа может фиксироваться в решении в привязке к материально-ответственным лицам (держателям документа), рейсам, что позволяет отследить весь его жизненный цикл. Учет документов осуществляется по серийным номерам, по каждому из которых существует возможность отражения сроков и стран действия, дат выдачи.

Управление затратами связанными с исполнением заявок клиентов по доставке грузов

Решение позволяет отразить первичные документы по прямым и косвенным расходам, возникающим на всех этапах работы компании. Эти расходы могут быть сопоставлены с рейсами, заявками клиентов, транспортными средствами, материально ответственными лицами, маршрутами и прочими объектами калькуляции себестоимости. Также расходы по заявкам и рейсам могут быть приняты в качестве прямых производственных затрат, выставлены клиенту в соответствии с ценовыми соглашениями, или же удержаны с персонала. Такой подход позволяет получить аналитическую информацию в различных срезах, начиная от анализа себестоимости оказанных услуг, и заканчивая анализом расходов по транспортным средствам и документам.

В решении заложены принципы нормативного учета затрат: планирование смет затрат и учет фактических данных по затратам с автоматическим формированием отклонений от смет.

Для случая, когда функциональность решения используется для управления доставкой собственных товаров, в решении предусмотрена возможность включения накладных расходов на доставку в себестоимость закупленных товаров. Решение обладает простым и понятным интерфейсом, позволяющим зарегистрировать расход на доставку в виде документа от поставщика, а затем сопоставить его с транспортным рейсом и распределить расход на себестоимость перевозимых в рейсе товаров. Реализованы различные механизмы распределения: по весу, объему, стоимости, количеству мест, стоимости, в ручном режиме.

Учет прямых затрат рейсов и взаиморасчетов с персоналом по транспортным рейсам для транспортных компаний

При учете прямых затрат по рейсам для транспортных компаний разработан специальный интерфейс, который позволяет удобно и быстро вводить данные авансовых отчетов водителей, учитывать расход топлива по рейсам и остатки топлива в баках, начислять сдельную заработную плату водителям в зависимости от пробегов в рейсах. Все прямые расходы рейса могут быть отнесены на его себестоимость, удержаны с подотчетного лица, перевыставлены на клиента.

Ведение оперативного контроля расчетов с клиентами в разрезе заявок на перевозки, транспортных рейсов, грузов

Шаблон решения предусматривает следующие основные возможности по управлении расчетами с клиентами:

• автоматическое формирование плана графика авансовых платежей в соответствии с условиями договоров на перевозку или поставку оборудования;
• формирование счетов на оплату и предоплату за транспортные услуги и поставляемое оборудование;
• фактическая регистрация дебиторской задолженности клиентов за поставленное оборудование или оказанные услуги за перевозку грузов;
• регистрация сопутствующих документов (акты выполненных работ, счета фактуры, ТОРГ 12);
• регистрация входящих платежей (в том числе авансовых) и сопоставление их с суммами задолженностей;
• контроль дебиторской задолженности в разрезе заявок, рейсов, грузов.

Аналитическая отчетность

В состав решения входит набор фиксированных отчетов (таких как местонахождение заявок, отчет по доходам и расходам заявок, баланс расчетов с контрагентами в разрезе заявок, график транспортных рейсов, остатки по складам, и многие другие), охватывающих всю оперативную деятельность предприятия. Кроме того, решение включает в себя подсистему оперативного анализа данных, которая позволяет пользователям формировать управленческую отчетность требуемого формата, используя набор предопределенных показателей эффективности деятельности предприятия и соответствующих измерений.

Решение предоставляет данные для:

• анализа спроса на транспортные услуги;
• анализа эффективности маршрутов;
• анализа эффективности использования парка ТС;
• анализа эффективности использования персонала;
• анализа дебиторской задолженности;
• анализа показателей эффективности деятельности предприятия в целом.

Таким образом, руководителям предприятия на любом уровне в любой момент доступна оперативная и достоверная информация о состоянии предприятия и динамике всех показателей.

Что даст внедрение решения компании?

Эффективное планирование

• Транспортных рейсов
• Загрузки транспортных рейсов
• Персонала для осуществления транспортных рейсов
• Парка транспортных средств
• Закупки разрешительной документации
• Плана исполнения заявок (подготовка к экспортному \ импортному оформлению, логистические цепочки по доставке товара с учетом консолидации и мультимодальных перевозок)
• Доставки по закупкам и заказам на продажу

Управленческий учет

• Контроль и управление затратами по транспортным рейсам;
• Калькуляция полной себестоимости рейсов и заявок с учетом прямых и основных косвенных затрат.
• Управление затратами по отклонениям

Контроль материальной ответственности и управление расчетами с персоналом

• Управление наличными денежными средствами в рейсах
• Управление движением документов строгой отчетности

Управление расчетами с клиентами

• Коммерческие соглашения: цены и скидки по клиентам, рейсам, заявкам, периодам
• Контроль состояния дебиторской задолженности по рейсам, заявкам, в том числе планирование и контроль авансовых платежей
• Контроль платежей по рейсам

Эффективное управление персоналом

• Контроль нормативов исполнения задач по обработке заявок