Управление проектами НИОКР
IT-Box: Управление проектами НИОКР
Отраслевое решение "IT-Box: Управление проектами НИОКР" предназначено для автоматизации планирования и учета проектов организаций, осуществляющих научно-исследовательскую деятельность и реализующих крупные проекты с привлечением субподрядных организаций.

В первую очередь решение закрывает потребности в управлении проектами федеральных государственных унитарных предприятий (ФГУПы), научно-исследовательских институтов и лабораторий, работающих в сфере приборостроения, космического и авиастроения, выполняющих сложные проекты для оборонной отрасли, а также ведущих разработки в сфере биотехнологий, энергетики и других критических технологий.

Решение интегрировано в ERP-систему и позволяет вести проектный учет в связке с логистическим контуром Microsoft Dynamics AX. Система позволяет вести учет сложных проектов, выполняемых головной организацией и предприятиями - субподрядчиками. Включает учет планов, фактических операций, движений ТМЦ в разрезе структуры проектов и подпроектов. Также автоматизировано ведение документооборота в рамках разветвленной организационной структуры предприятия.

Отрасль

  • Госсектор
  • Профессиональные услуги

Продукт

  • Microsoft Dynamics AX

Ключевые преимущества для клиентов

  • Проектное планирование по российским стандартам.
  • Учет ТМЦ в разрезе проектов и подпроектов.
  • Ведение истории изменения плановых проектных документов.
  • Автоматизация документооборота по проектной деятельности Компании, использующие решения.
  • Головные организации, ведущие крупные проекты НИОКР в интересах государственных заказчиков .

Преимущества решения для отрасли

  • Снижение времени согласования проектной документации.
  • Повышение точности планирования работ в рамках проектов.
  • Ведение всей истории изменения проектных документов в процессе планирования и выполнения проекта.
  • Оперативный план/фактный анализ.
  • Организация складского учета с учетом проектной деятельности

Компоненты решения

Договорная деятельность

Проектный учет и отчетность

Проектное планирование

Логистика и учет ТМЦ

Договорная деятельность

В Решении разработан механизм управления договорами - Решение позволяет регистрировать дополнительные соглашения к договору, ссылающиеся на основной договор:

niokr1

При создании дополнительного соглашения достаточно выбрать договор и вызвать соответствующую функцию.Система предложит ввести основные реквизиты дополнительного соглашения.

niokr1

Созданному документу автоматически присваивается ссылка на основной договор, из основного договора переносятся реквизиты контрагента и описание предмета договора.

niokr1

Гибко настраиваемый механизм согласования позволяет задавать различные маршруты для согласования договоров и доп. соглашений по различным критериям (задаются по кнопке "Запрос"):

niokr1

При настройке маршрутов согласования существует возможность задать этапы с параллельным и последовательным согласованием.

niokr1

Ведение истории согласования позволяет оперативно реагировать на замечания, возникающие в процессе согласования. Переход в форму с историей согласования:

niokr1

Обзор комментариев, возникших при согласовании документа:

niokr1

В процессе согласования есть возможность изменить маршрут согласования (добавление и удаление строк), отразить согласование с внешним контрагентом, выполнить локальное согласование договора внутри подразделения. Дополнительные функции при согласовании документа:

niokr1

Отражение передачи документа на согласование контрагенту:

niokr1

Выбор сотрудников для внутреннего согласования:

niokr1

Поддерживается автоматическое изменение статуса договоров (а так же других объектов системы) при прохождении определенных этапов согласования. Настройка этапов согласования. При прохождении каждого этапа имеется возможность автоматически изменить статус документа.

niokr1

В рамках Решения реализована отчетность для отслеживания сроков согласования документов в подразделениях предприятия:

niokr1

Вернуться к компонентам решения

Проектный учет и отчетность

 

Решение позволяет создавать проекты с неограниченным числом вложенных уровней (подпроекты) и распределением ответственности за исполнение по субподрядчикам.

niokr1

Неограниченное количество уровней мероприятий позволяет детально проработать иерархию работ для дерева проектов.

niokr1

Иерархия связей мероприятий проектов:

niokr1

Возможность указания ссылок для мероприятий любого уровня дерева проектов на родительские мероприятия позволяет заложить базис для последующего план/фактного анализа на любом уровне. Связь мероприятий подпроектов с мероприятиями проектов родительского уровня:

niokr1

С учетом грамотно спланированной структуры работ появляется возможность создать на каждом уровне планирования нужные документы, и анализировать финансовую и трудовую деятельность на каждом из уровней:

Уровень работ Плановый документ Роль
Этап Генеральный график, Структура цены Руководство
Пункты В.И. с Заказчиком Ведомость исполнения, План контрагентских работ Руководство
Перечни работ подразделений, Пункты В.И. с субподрядчиками План-график работ подразделений, Ведомость исполнения с субподрядчиками Начальники подразделений
Работы Индивидуальные графики Руководители рабочих групп

 

Вернуться к компонентам решения

Проектное планирование

 

В целях ведения плановых документов различных назначений Решение предоставляет инструмент для группировки прогнозов в разрезе проектных документов. Форма учета проектных документов. Для каждого из типов документов в системе реализован отдельный вид прогноза с типом проводок "Расход".

niokr1

Есть возможность сгруппировать прогнозы для нескольких проектов в одном документе. На рисунке представлен сквозной график создания частей (подпроекты) основной системы.

niokr1

В решении предусмотрено множество сервисных функций для облегчения процесса формирования плановых документов:

niokr1

Типы цен можно использовать в проектных документах для отслеживания изменений цены при многоэтапности ее уточнения с Заказчиком/Субподрядчиком.

niokr1

Настройка категорий затрат по умолчанию используется при автоматическом создание строк прогнозов для проектных документов.

niokr1

Функции создания строк проектного документа и копирования строк из предыдущих версий документа. При создании строк существует возможность указать мероприятие или папку мероприятий, а так же категорию затрат либо группу категорий (настроенную для текущего проектного документа). Строки прогноза создадутся автоматически по всем комбинациям выбранных мероприятий и категорий.

niokr1

При формировании планов подразделений есть возможность контролировать заложенный бюджет по каждому подразделению, введенный в форме "Бюджет ГК".

В рамках Решения реализован механизм учета версионности, позволяющий учитывать неограниченное количество версий любых плановых документов. В последствие, каждая из версий может участвовать в план/фактном анализе.

В результате стадии планирования определяются сроки изготовления готовых изделий и их составных частей. Данная информация заносится в систему и используется для сводного планирования (расчет потребностей под производство).

niokr1

Форма создания производственного заказа из проекта.

niokr1

Решение так же предусматривает загрузку плана производства из внешних источников. Импорт производственных заказов из внешних источников.

niokr1

При формировании сводных планов из производственных заказов, в рамках Решения предусмотрена версионность сформированных сводных планов, т.е. после утверждения спланированных заказов в отдельной форме сохраняется история спланированных заказов, в которой устанавливается связь с создаваемыми закупками.

При вводе платежей и актов по контрагентам имеется возможность указать этап проекта, связанного с контрагентским договором, что позволяет в дальнейшем анализировать движение денежных средств в разрезе этапов проекта, пунктов ведомостей исполнений, работ и прочих мероприятий. Ввод платежей и актов с привязкой к мероприятиям проекта.

niokr1

Собственные затраты (ФОТ, соц. Отчисления, командировочные расходы и пр.) регистрируются в журналах расходов с указанием проекта и мероприятий. Разработанная отчетность позволяет анализировать исполнение договоров с субподрядчиками с детализацией до этапов работ.

Отчет "Анализ договорной деятельности"

niokr1

Заложенный базис при планировании позволяет получать отчетность по выполнению планов в необходимых разрезах и на любых уровнях. Отчет "Анализ выполнения работ по проекту".

niokr1

 

Вернуться к компонентам решения

Логистика и учет ТМЦ

 

Как правило, для разработки и ведения конструкторской документации (КД) используются специализированные программные продукты. В рамках Решения реализован механизм синхронизации справочников с внешними системами хранения КД, позволяющий в считанные минуты загрузить несколько тысяч наименований номенклатур, спецификаций, их составов и норм расхода материалов в систему MS Dynamics AX. При этом система проверяет уникальность загружаемых составов спецификаций, что позволяет избежать их дублирования. Настройка позволяет загружать данные как из настроенного ODBC-источника, так и непосредственно из настроенного в Oracle или SQL представления.

niokr1

При загрузке данных есть возможность поставить процесс в пакетный режим с настроенными параметрами периодичности запуска.

niokr1

Каждый процесс импорта журнализируется, все результаты (включая детальное описание ошибок) можно просмотреть в Журнале импорта.

niokr1

Решение позволяет организовывать учет закупаемых ТМЦ таким образом, чтобы в каждый момент было возможно анализировать наличие комплектующих, предназначенных для списания под конкретный проект, а в случае возникновения необходимости использовать ТМЦ для проекта, отличного от первоначального, имеется возможность «переброса» ТМЦ с одного проекта на другой.

niokr1

В решении предусмотрена возможность ведения заявок подразделений с отслеживанием истории согласования заявок. Зарегистрированные подразделениями заявки моментально поступают в отдел закупок для обработки, и все дальнейшее исполнение заявки доступно для инициаторов.

niokr1

Просмотр истории согласования заявки.

niokr1

После утверждения заявки в системе создаются заказы на покупку. Инициатор заявки всегда может отследить статус закупки, перейдя в нее из заявки.

niokr1

Зачастую приходится иметь дело с изделиями, подлежащими сертификации. Особенность Решения заключается в учете модели внешних воздействующих факторов для сертифицируемых изделий при формировании закупок, а так же контроль срока использования закупаемых сертифицируемых изделий с учетом спланированного производства (чтобы срок гарантии на изделие не превышал срок окончания сертифицированных изделий в его составе).

Решение позволяет осуществлять обмен с поставщиками информацией в электронном виде о закупаемых ТМЦ, что позволяет избежать трудоемкого ввода строк накладных от поставщика, содержащих множество позиций.

Все изменения закупочных спецификаций автоматически фиксируются в системе.

Для сертифицируемых изделий в системе предусмотрен механизм, позволяющий осуществлять передачу изделий на сертификацию внешнему контрагенту и возврат сертифицируемых изделий с занесением в систему результатов сертификации.

В решении разработан автоматический учет затрат при списании в проект материалов и комплектующих на этапе запуска производственного заказа. При этом, выпускаемые изделия не списываются в проект, а могут использоваться для потребления в производственных заказах головных изделий.

 

Вернуться к компонентам решения

 

Компании, использующие решение: решение внедрено в крупной государственной компании, занимающейся наукоемким производством в области аэрокосмического приборостроения, ЦФО РФ.