Отраслевое решение "IT-Box: Управление проектами НИОКР" предназначено для автоматизации планирования и учета проектов организаций, осуществляющих научно-исследовательскую деятельность и реализующих крупные проекты с привлечением субподрядных организаций. В первую очередь решение закрывает потребности в управлении проектами федеральных государственных унитарных предприятий (ФГУПы), научно-исследовательских институтов и лабораторий, работающих в сфере приборостроения, космического и авиастроения, выполняющих сложные проекты для оборонной отрасли, а также ведущих разработки в сфере биотехнологий, энергетики и других критических технологий.

Решение интегрировано в ERP-систему и позволяет вести проектный учет в связке с логистическим контуром Microsoft Dynamics AX. Система позволяет вести учет сложных проектов, выполняемых головной организацией и предприятиями – субподрядчиками. Включает учет планов, фактических операций, движений ТМЦ в разрезе структуры проектов и подпроектов. Также автоматизировано ведение документооборота в рамках разветвленной организационной структуры предприятия.

Отрасль

• Госсектор
• Профессиональные услуги

Продукт

• Microsoft Dynamics AX

Ключевые преимущества для клиентов

• Проектное планирование по российским стандартам.
• Учет ТМЦ в разрезе проектов и подпроектов.
• Ведение истории изменения плановых проектных документов.
• Автоматизация документооборота по проектной деятельности Компании, использующие решения.
• Головные организации, ведущие крупные проекты НИОКР в интересах государственных заказчиков .

Преимущества решения для отрасли

• Снижение времени согласования проектной документации.
• Повышение точности планирования работ в рамках проектов.
• Ведение всей истории изменения проектных документов в процессе планирования и выполнения проекта.
• Оперативный план/фактный анализ.
• Организация складского учета с учетом проектной деятельности

Компоненты решения

Договорная деятельность

В Решении разработан механизм управления договорами – Решение позволяет регистрировать дополнительные соглашения к договору, ссылающиеся на основной договор:

Созданному документу автоматически присваивается ссылка на основной договор, из основного договора переносятся реквизиты контрагента и описание предмета договора.

Гибко настраиваемый механизм согласования позволяет задавать различные маршруты для согласования договоров и доп. соглашений по различным критериям (задаются по кнопке "Запрос"):

При настройке маршрутов согласования существует возможность задать этапы с параллельным и последовательным согласованием.

Ведение истории согласования позволяет оперативно реагировать на замечания, возникающие в процессе согласования. Переход в форму с историей согласования:

Обзор комментариев, возникших при согласовании документа:

В процессе согласования есть возможность изменить маршрут согласования (добавление и удаление строк), отразить согласование с внешним контрагентом, выполнить локальное согласование договора внутри подразделения. Дополнительные функции при согласовании документа:

Отражение передачи документа на согласование контрагенту:

Выбор сотрудников для внутреннего согласования:

Поддерживается автоматическое изменение статуса договоров (а так же других объектов системы) при прохождении определенных этапов согласования. Настройка этапов согласования. При прохождении каждого этапа имеется возможность автоматически изменить статус документа.

В рамках Решения реализована отчетность для отслеживания сроков согласования документов в подразделениях предприятия:

Вернуться к компонентам решения

Проектный учет и отчетность

Решение позволяет создавать проекты с неограниченным числом вложенных уровней (подпроекты) и распределением ответственности за исполнение по субподрядчикам.

Неограниченное количество уровней мероприятий позволяет детально проработать иерархию работ для дерева проектов.

Иерархия связей мероприятий проектов:

Возможность указания ссылок для мероприятий любого уровня дерева проектов на родительские мероприятия позволяет заложить базис для последующего план/фактного анализа на любом уровне. Связь мероприятий подпроектов с мероприятиями проектов родительского уровня:

С учетом грамотно спланированной структуры работ появляется возможность создать на каждом уровне планирования нужные документы, и анализировать финансовую и трудовую деятельность на каждом из уровней:

Вернуться к компонентам решения

Проектное планирование

В целях ведения плановых документов различных назначений Решение предоставляет инструмент для группировки прогнозов в разрезе проектных документов. Форма учета проектных документов. Для каждого из типов документов в системе реализован отдельный вид прогноза с типом проводок "Расход".

Есть возможность сгруппировать прогнозы для нескольких проектов в одном документе. На рисунке представлен сквозной график создания частей (подпроекты) основной системы.

В решении предусмотрено множество сервисных функций для облегчения процесса формирования плановых документов:

Типы цен можно использовать в проектных документах для отслеживания изменений цены при многоэтапности ее уточнения с Заказчиком/Субподрядчиком.

Настройка категорий затрат по умолчанию используется при автоматическом создание строк прогнозов для проектных документов.

Функции создания строк проектного документа и копирования строк из предыдущих версий документа. При создании строк существует возможность указать мероприятие или папку мероприятий, а так же категорию затрат либо группу категорий (настроенную для текущего проектного документа). Строки прогноза создадутся автоматически по всем комбинациям выбранных мероприятий и категорий.

При формировании планов подразделений есть возможность контролировать заложенный бюджет по каждому подразделению, введенный в форме "Бюджет ГК".

В рамках Решения реализован механизм учета версионности, позволяющий учитывать неограниченное количество версий любых плановых документов. В последствие, каждая из версий может участвовать в план/фактном анализе.

В результате стадии планирования определяются сроки изготовления готовых изделий и их составных частей. Данная информация заносится в систему и используется для сводного планирования (расчет потребностей под производство).

Форма создания производственного заказа из проекта.

Решение так же предусматривает загрузку плана производства из внешних источников. Импорт производственных заказов из внешних источников.

При формировании сводных планов из производственных заказов, в рамках Решения предусмотрена версионность сформированных сводных планов, т.е. после утверждения спланированных заказов в отдельной форме сохраняется история спланированных заказов, в которой устанавливается связь с создаваемыми закупками.

При вводе платежей и актов по контрагентам имеется возможность указать этап проекта, связанного с контрагентским договором, что позволяет в дальнейшем анализировать движение денежных средств в разрезе этапов проекта, пунктов ведомостей исполнений, работ и прочих мероприятий. Ввод платежей и актов с привязкой к мероприятиям проекта.

Собственные затраты (ФОТ, соц. Отчисления, командировочные расходы и пр.) регистрируются в журналах расходов с указанием проекта и мероприятий. Разработанная отчетность позволяет анализировать исполнение договоров с субподрядчиками с детализацией до этапов работ.

Отчет "Анализ договорной деятельности"

Заложенный базис при планировании позволяет получать отчетность по выполнению планов в необходимых разрезах и на любых уровнях. Отчет "Анализ выполнения работ по проекту".

Вернуться к компонентам решения

Логистика и учет ТМЦ

Как правило, для разработки и ведения конструкторской документации (КД) используются специализированные программные продукты. В рамках Решения реализован механизм синхронизации справочников с внешними системами хранения КД, позволяющий в считанные минуты загрузить несколько тысяч наименований номенклатур, спецификаций, их составов и норм расхода материалов в систему MS Dynamics AX. При этом система проверяет уникальность загружаемых составов спецификаций, что позволяет избежать их дублирования. Настройка позволяет загружать данные как из настроенного ODBC-источника, так и непосредственно из настроенного в Oracle или SQL представления.

При загрузке данных есть возможность поставить процесс в пакетный режим с настроенными параметрами периодичности запуска.

Каждый процесс импорта журнализируется, все результаты (включая детальное описание ошибок) можно просмотреть в Журнале импорта.

Решение позволяет организовывать учет закупаемых ТМЦ таким образом, чтобы в каждый момент было возможно анализировать наличие комплектующих, предназначенных для списания под конкретный проект, а в случае возникновения необходимости использовать ТМЦ для проекта, отличного от первоначального, имеется возможность «переброса» ТМЦ с одного проекта на другой.

В решении предусмотрена возможность ведения заявок подразделений с отслеживанием истории согласования заявок. Зарегистрированные подразделениями заявки моментально поступают в отдел закупок для обработки, и все дальнейшее исполнение заявки доступно для инициаторов.

Просмотр истории согласования заявки.

После утверждения заявки в системе создаются заказы на покупку. Инициатор заявки всегда может отследить статус закупки, перейдя в нее из заявки.

Зачастую приходится иметь дело с изделиями, подлежащими сертификации. Особенность Решения заключается в учете модели внешних воздействующих факторов для сертифицируемых изделий при формировании закупок, а так же контроль срока использования закупаемых сертифицируемых изделий с учетом спланированного производства (чтобы срок гарантии на изделие не превышал срок окончания сертифицированных изделий в его составе).

Решение позволяет осуществлять обмен с поставщиками информацией в электронном виде о закупаемых ТМЦ, что позволяет избежать трудоемкого ввода строк накладных от поставщика, содержащих множество позиций.

Все изменения закупочных спецификаций автоматически фиксируются в системе.

Для сертифицируемых изделий в системе предусмотрен механизм, позволяющий осуществлять передачу изделий на сертификацию внешнему контрагенту и возврат сертифицируемых изделий с занесением в систему результатов сертификации.

В решении разработан автоматический учет затрат при списании в проект материалов и комплектующих на этапе запуска производственного заказа. При этом, выпускаемые изделия не списываются в проект, а могут использоваться для потребления в производственных заказах головных изделий.

Вернуться к компонентам решения

Компании, использующие решение: решение внедрено в крупной государственной компании, занимающейся наукоемким производством в области аэрокосмического приборостроения, ЦФО РФ.